Verwaltungsdokumente werden zu Zahlen in Ihrer Software – ohne Abtippen.
DokuParse liest ETV-Protokolle, Hausgeldabrechnungen und Energieausweise aus und übergibt die geprüften Daten strukturiert an Ihre Verwaltung.
Jede Abrechnung zweimal: einmal lesen, einmal abtippen.
Wer Objekte verwaltet, überträgt Zahlen aus Abrechnungen, Protokollen und Ausweisen manuell in die Verwaltungssoftware – Eigentümer für Eigentümer, Position für Position. Das kostet Zeit, bindet Personal in der Hochsaison und schleppt Tippfehler bis in die Abrechnung.
Was DokuParse heute für die WEG-Verwaltung ausliest.
| Dokumenttyp | Beispiel-Felder (Auszug) |
|---|---|
| ETV-Protokoll | Datum, Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse |
| Hausgeldabrechnung | Wirtschaftsjahr, Einheit, Soll/Ist, Einzelpositionen, Saldo |
| Energieausweis | Gebäude, Ausweistyp, Energiekennwert, Effizienzklasse, Gültigkeit |
| Notarvertrag | Erwerber, Veräußerer, Objekt/Einheit, Miteigentumsanteil, Kaufpreis, Beurkundungsdatum, Notar |
Output: Geprüfte Felder als strukturiertes CSV zum Import in Ihre Verwaltungssoftware.
Weitere Doktypen bilden wir auf Wunsch ab: Wirtschaftsplan, Nebenkostenabrechnung und Mietvertrag – über konfigurierbare Extraktions-Schemas.
Sauber strukturiert für den Import.
| Ausgelesenes Feld | Verwendung |
|---|---|
| Einheit + Soll/Ist + Positionen | Buchungs-/Abrechnungsimport |
| Beschlüsse + Datum | Beschluss-Sammlung / Objektakte |
| Energiekennwert + Gültigkeit | Objektstammdaten |
Wahrheit: Heute generischer CSV-Export. Native Direktanbindungen sind Roadmap, kein verfügbares Feature – realistisch zuerst zu Tools mit offener API (z. B. casavi, Facilioo); die Aareon-Welt (DOMUS, Wodis) läuft über das Partnerprogramm „Aareon Connect".
Andocken an Ihren Verwaltungs-Stack.
DokuParse gibt die geprüften Daten als strukturiertes CSV aus – importierbar in gängige Verwaltungsprogramme. Native Anbindungen an verbreitete WEG-Software sind in Vorbereitung.
Heute verfügbar
- Strukturierter CSV-Export für jedes Importformat.
- Konfigurierbares Feld-Mapping pro Verwaltung.
- Native Direktanbindungen (Domus, immoware24, casavi) = Roadmap.
Drei typische Abläufe in der Verwaltung.
So sieht der Weg vom Dokument zur geprüften Zeile in Ihrer Software aus – illustrative Abläufe, keine erfundenen Referenzen.
Eigentümerwechsel: Notarvertrag → Stammdaten
Ein neuer Eigentümer kommt per Notarvertrag. DokuParse liest Erwerber, Objekt/Einheit, Miteigentumsanteil, Kaufpreis und Beurkundungsdatum aus. Sie prüfen die Werte und übernehmen sie als neue Eigentümer-Stammdaten – ohne Abtippen.
Jahresabrechnung: Hausgeldabrechnung → Buchungsimport
Aus der Hausgeldabrechnung werden Einheit, Soll/Ist und Einzelpositionen als strukturiertes CSV erfasst – bereit für den Import in Ihre Buchhaltung.
Beschlüsse: ETV-Protokoll → Beschluss-Sammlung
Aus dem Versammlungsprotokoll werden Beschlüsse, Datum und Abstimmungsergebnisse erfasst und der Objektakte bzw. Beschluss-Sammlung zugeordnet.
- 01
Dokument geht ein
Per Upload, E-Mail-Postfach oder API — das PDF wird sicher entgegengenommen.
- 02
KI klassifiziert
Das Dokument wird automatisch dem richtigen Typ Ihrer Branche zugeordnet.
- 03
KI extrahiert Felder
Strukturierte Werte mit Konfidenz pro Feld — kein manuelles Abtippen mehr.
- 04
Mensch prüft & gibt frei
Side-by-Side-Kontrolle, Korrektur bei Bedarf, dann verbindliche Freigabe.
- 05
Export ins Zielsystem
Freigegebene Daten fließen direkt ins Ziel-/Reporting-Format — ohne Medienbruch.
- ObjektWEG Musterstraße 1098%
- Beschluss-Datum14.03.202697%
- Hausgeld neu285,00 € / Monat90%
- Rücklage42.300 €84%
Anwendungsfälle in Ihrer Branche
Hausgeldabrechnungen ohne Abtippen übernehmen — Beispielrechnung 12 auf 2 Min/Einheit
- Auslöser
- Stapel von WEG-Jahres-/Hausgeldabrechnungen (Einzelabrechnungen je Einheit) aus dem Steuerberater-/Abrechnungslauf, hochgeladen als PDF-Stapel, per API oder über das E-Mail-Postfach.
- Was DokuParse tut
- Klassifiziert das PDF als HAUSGELDABRECHNUNG und extrahiert je Einheit als Vorschlagswerte (vom Menschen zu prüfen): weg_bezeichnung, abrechnungsjahr, einheit_nr, eigentuemer_name, gesamtkosten, heizkosten, betriebskosten_umlagefaehig, betriebskosten_nicht_umlagefaehig, instandhaltungsruecklage_zufuehrung, anteil_einheit, vorauszahlungen, nachzahlung_oder_guthaben. Jedes Feld trägt einen Konfidenz-Score (wie sicher die Extraktion bei diesem Feld ist). Domänen-Differenzierer gegenüber generischem OCR: ein technischer Konsistenz-Hinweis macht auf extrahierte Werte aufmerksam, bei denen der erfasste Einheitsanteil größer als die erfassten Gesamtkosten ist — als Aufforderung zur menschlichen Prüfung der Extraktion, nicht als Bewertung oder rechnerische Prüfung der Abrechnung.
- Menschliche Freigabe (Human-in-the-Loop)
- Die Sachbearbeitung prüft die Werte direkt neben dem PDF (Seite-an-Seite-Vergleich), korrigiert rot markierte Felder unterhalb der Konfidenz-Schwelle und geht den technischen Hinweisen nach. Export erst nach ausdrücklicher menschlicher Freigabe.
- Ergebnis
- Freigegebene Datensätze gehen als strukturiertes CSV (GENERIC_CSV) in die Verwaltungs-Software — importierbar in gängige WEG-Software wie DOMUS, Immoware24 oder casavi. Der je Einheit extrahierte Saldo-Feldwert (nachzahlung_oder_guthaben) steht erfasst bereit, statt Position für Position getippt zu werden. Native Direktanbindungen an DOMUS/Immoware24/casavi sind in Vorbereitung (Roadmap).
Eigentümerwechsel: Stammdaten aus dem Notarvertrag in 4 statt 20 Min
- Auslöser
- Notarieller Kaufvertrag oder Teilungserklärung über eine Wohnungseinheit geht nach einem Verkauf ein (Upload, API oder E-Mail-Postfach); neue Eigentümer-Stammdaten sollen in der Verwaltungs-Software erfasst werden.
- Was DokuParse tut
- Klassifiziert das Dokument als NOTARVERTRAG und extrahiert als Vorschlagswerte: urkundennummer, beurkundungsdatum, notar_name, notar_amtssitz, vertragsart (als Feld: Kaufvertrag/Teilungserklaerung/Schenkung — kein separater Dokumenttyp), objekt_bezeichnung, einheit_nr, miteigentumsanteil, grundbuch_blatt, erwerber_name, erwerber_anschrift, veraeusserer_name, kaufpreis, besitzuebergang_datum — je Feld mit Konfidenz-Score. Technischer Vollständigkeits-Hinweis: erscheint, wenn für ein als Kaufvertrag klassifiziertes Dokument kein Kaufpreis-Feld extrahiert werden konnte — als Aufforderung zur Prüfung der Extraktion, ohne Aussage über Wirksamkeit oder Vollständigkeit des Vertrags.
- Menschliche Freigabe (Human-in-the-Loop)
- Die Sachbearbeitung prüft Erwerber, Einheit und Miteigentumsanteil direkt neben der Urkunde, korrigiert markierte Felder und gibt frei. Das Anlegen des Eigentümers in der Verwaltungs-Software bleibt eine menschliche Entscheidung — kein Datensatz wird automatisch angelegt.
- Ergebnis
- Geprüftes Eigentümer-/Einheits-Stammdatenset geht als CSV (GENERIC_CSV) in die Verwaltungs-Software (importierbar in DOMUS/Immoware24/casavi) als Grundlage für die Stammdatenpflege beim Eigentümerwechsel. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung (Roadmap).
Versammlungsprotokolle strukturiert ablegen und nach Beschlussstatus auffindbar machen
- Auslöser
- Protokolle der Eigentümerversammlungen kommen nach der Versammlungssaison gebündelt herein und sollen einheitlich in der Verwaltungs-Software hinterlegt und auffindbar werden.
- Was DokuParse tut
- Klassifiziert als EIGENTUEMERVERSAMMLUNG_PROTOKOLL und extrahiert als Vorschlagswerte (im Protokoll angegebene Werte, nicht vom Tool festgestellt): weg_bezeichnung, versammlungsdatum, versammlungsort, versammlungsart (ordentlich/ausserordentlich), verwalter_name, anzahl_eigentuemer_anwesend, anzahl_miteigentumsanteile_vertreten, beschlussfaehig, anzahl_beschluesse, wirtschaftsplan_genehmigt, jahresabrechnung_genehmigt, naechste_versammlung — je Feld mit Konfidenz-Score. Domänen-Differenzierer: ein technischer Konsistenz-Hinweis macht darauf aufmerksam, wenn die extrahierten Felder beschlussfaehig=nein und anzahl_beschluesse>0 nicht zusammenpassen — ausschließlich als Aufforderung zur menschlichen Prüfung der Extraktion, ohne rechtliche Wertung der Beschlussfähigkeit oder der Beschlüsse.
- Menschliche Freigabe (Human-in-the-Loop)
- Die Verwaltung prüft die Eckdaten direkt neben dem Protokoll, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Die fachliche und rechtliche Würdigung der Beschlüsse verbleibt vollständig beim Menschen — DokuParse bewertet nichts.
- Ergebnis
- Strukturierte Protokoll-Eckdaten gehen als CSV (GENERIC_CSV) in die Verwaltungs-Software (importierbar in DOMUS/Immoware24/casavi); Versammlungen werden nach Datum, Objekt und den erfassten Feldwerten auffindbar abgelegt. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung (Roadmap).
Energieausweis-Kennwerte erfassen und bereits abgelaufene Ausweise bei der Erfassung erkennen
- Auslöser
- Neue oder aktualisierte Gebäude-Energieausweise gehen laufend ein (z.B. bei Sanierung oder Neuvermietung) und sollen je Objekt hinterlegt werden.
- Was DokuParse tut
- Klassifiziert als ENERGIEAUSWEIS und extrahiert als Vorschlagswerte: gebaeude_adresse, ausweistyp (Bedarfs-/Verbrauchsausweis), gebaeudetyp, baujahr, endenergiebedarf bzw. energieverbrauchskennwert, energieeffizienzklasse, wesentlicher_energietraeger, ausstellungsdatum, gueltig_bis, aussteller, co2_emissionen — je Feld mit Konfidenz-Score. Technische Konsistenz-Hinweise (Aufforderung zur Prüfung der Extraktion, keine fachliche Wertung): ein Hinweis vergleicht das extrahierte gueltig_bis mit dem heutigen Datum und markiert ein bereits in der Vergangenheit liegendes Datum; ein weiterer Hinweis markiert, wenn ein als Bedarfsausweis erfasstes Dokument einen Verbrauchskennwert trägt.
- Menschliche Freigabe (Human-in-the-Loop)
- Die Sachbearbeitung prüft Adresse, Ausweistyp und gueltig_bis direkt neben dem PDF, korrigiert markierte Felder und gibt frei. Die Entscheidung über Aushang/Vorlage trifft der Mensch; DokuParse leistet keine proaktive Fristen- oder Compliance-Überwachung.
- Ergebnis
- Geprüfte Kennwerte inkl. gueltig_bis gehen als CSV (GENERIC_CSV) in die Verwaltungs-Software (importierbar in DOMUS/Immoware24/casavi); das erfasste gueltig_bis-Datum macht abgelaufene Ausweise im System sichtbar. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung (Roadmap).
Erfassbare Unstimmigkeiten zur Sichtprüfung markieren
- Auslöser
- Belege der vier System-Doktypen (Hausgeldabrechnung, Notarvertrag, ETV-Protokoll, Energieausweis) gehen als PDF-Stapel ein und sollen vor der Übernahme auf erfassbare Unstimmigkeiten gesichtet werden.
- Was DokuParse tut
- Klassifiziert den Doktyp und extrahiert die für den Typ definierten Felder mit Konfidenz-Score. Zusätzlich zu generischem OCR laufen WEG-spezifische technische Konsistenz-Hinweise zwischen extrahierten Feldwerten: Einheitsanteil größer als Gesamtkosten (Hausgeld); beschlussfaehig=nein bei anzahl_beschluesse>0 (ETV); gueltig_bis in der Vergangenheit und Bedarfsausweis mit Verbrauchskennwert (Energieausweis); Kaufvertrag ohne extrahierten Kaufpreis (Notarvertrag). Alle Hinweise sind ausschließlich Aufforderungen zur menschlichen Prüfung der Extraktion — ohne rechtliche oder fachliche Wertung des Dokuments.
- Menschliche Freigabe (Human-in-the-Loop)
- Die Buchhaltung sichtet die markierten Felder direkt neben dem PDF, entscheidet je Hinweis und korrigiert oder bestätigt. Nichts wird automatisch ausgeschleust oder entschieden; jede Bewertung bleibt menschlich.
- Ergebnis
- Geprüfte, freigegebene Datensätze gehen als CSV (GENERIC_CSV) in die Verwaltungs-Software (importierbar in DOMUS/Immoware24/casavi). Markierte Belege werden vor der Übernahme menschlich geprüft, statt Erfassungsfehler unbemerkt weiterzureichen. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung (Roadmap).
Eingehende WEG-Belege zentral per E-Mail-Postfach und API erfassen
- Auslöser
- Belege der vier System-Doktypen treffen verteilt ein — als E-Mail-Anhang an das tenant-eigene Eingangspostfach oder per API aus einem vorgelagerten System.
- Was DokuParse tut
- Nimmt PDFs über Upload, das E-Mail-Postfach (Plan-Gate ab Professional) oder die API (Plan-Gate ab Professional) entgegen, klassifiziert den Doktyp und extrahiert die für den jeweiligen Typ definierten Felder als Vorschlagswerte mit Konfidenz-Score je Feld. Belege ohne erkennbaren der vier System-Doktypen landen nicht in der Extraktion.
- Menschliche Freigabe (Human-in-the-Loop)
- Die Sachbearbeitung prüft die extrahierten Werte je Beleg direkt neben dem PDF, korrigiert markierte Felder und gibt frei. Export erfolgt erst nach ausdrücklicher menschlicher Freigabe.
- Ergebnis
- Freigegebene Datensätze gehen als CSV (GENERIC_CSV) in die Verwaltungs-Software (importierbar in DOMUS/Immoware24/casavi); eingehende Belege landen gebündelt in einem Prüf-Workflow statt in mehreren Postfächern. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung (Roadmap).
Wir gehen sorgsam mit Eigentümer- und Mieterdaten um.
EU-Hosting
Speicherung und Verarbeitung über Microsoft Azure in der Region Westeuropa, AVV-bereit, mit Datenminimierung.
Konfidenz & Pflicht-Prüfung
Konfidenzwert pro Feld und eine Pflicht-Prüfung vor jeder Übernahme – kein Wert geht ungeprüft in Ihre Software.
Mandantentrennung
Strikte Trennung pro Verwaltung über Row-Level-Security – Daten bleiben sauber voneinander getrennt.
Transparenzhinweis: Microsoft Azure gehört zu einem US-Konzern. Ein theoretischer Zugriff durch US-Behörden lässt sich daher trotz EU-Region nicht vollständig ausschließen. Wir minimieren dieses Restrisiko durch EU-Verarbeitung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung und Datenminimierung. Details in unserer Datenschutzerklärung.
Was Hausverwaltungen vor dem Start fragen.
Welche Dokumente liest DokuParse für die Verwaltung aus?
Heute ETV-Protokolle, Hausgeldabrechnungen und Energieausweise. Weitere Doktypen sind in Vorbereitung.
Bindet DokuParse direkt an meine Verwaltungssoftware an?
Heute über strukturierten CSV-Export, der sich in gängige Programme importieren lässt. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung.
Muss ich jede Extraktion prüfen?
Ja – das ist Absicht. Sie sehen Original und ausgelesene Werte nebeneinander und geben frei. So bleiben Sie verantwortlich, nicht die KI.
Wie steht es um den Datenschutz der Eigentümerdaten?
Die Daten werden in der EU (Azure West Europe) gespeichert und verarbeitet, mandantengetrennt, mit AVV.
Lohnt sich das bei meiner Objektzahl?
Der Nutzen wächst mit dem Belegvolumen. In einer Demo rechnen wir den Aufwand gegen Ihre heutige manuelle Erfassung.
Was ist mit gescannten, schief fotografierten Abrechnungen?
DokuParse liest auch eingescannte PDFs; bei schlechter Scan-Qualität markiert es unsichere Felder zur Prüfung.
Können mehrere Mitarbeitende damit arbeiten?
Ja, mit Rollen (Verwaltung/Prüfung/Bearbeitung) ab dem passenden Plan.
Preise – transparent, Einstieg kostenlos.
Starten Sie kostenlos ohne Kreditkarte und buchen Sie einen kostenpflichtigen Plan erst, wenn es sich für Ihr Belegvolumen rechnet.
Free
dauerhaft kostenlos
5 Dokumente / Monat
1 User
- Max 10 Seiten / Dokument
- Standard-Schemas (read-only)
- GENERIC_CSV Export
- Dauerhaft kostenlos – keine Kreditkarte
Starter
pro Monat, zzgl. MwSt.
30 Dokumente / Monat
2 User
- Max 40 Seiten / Dokument
- Overage: €0,99 / Dokument
- Standard-Schemas
- GENERIC_CSV Export
Professional
pro Monat, zzgl. MwSt.
300 Dokumente / Monat
8 User
- Max 100 Seiten / Dokument
- Overage: €0,69 / Dokument
- Custom Extraction-Schemas
- Custom Export-Konfiguration
Business
pro Monat, zzgl. MwSt.
1.200 Dokumente / Monat
25 User
- Max 150 Seiten / Dokument
- Overage: €0,49 / Dokument
- Custom Schemas & Exports
- E-Mail-Eingang (Postfach-Intake)
Enterprise
Unbegrenzt
Unbegrenzt
- Dedicated Cloud (eigener Azure-Tenant)
- Entra-ID / SSO via M365
- Alle Features inklusive
- Jahresvertrag, SLA-Garantie
- 2 Tage Onboarding-Support