Immobilien- & Hausverwaltung (WEG)

Verwaltungsdokumente werden zu Zahlen in Ihrer Software – ohne Abtippen.

DokuParse liest ETV-Protokolle, Hausgeldabrechnungen und Energieausweise aus und übergibt die geprüften Daten strukturiert an Ihre Verwaltung.

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Das Problem

Jede Abrechnung zweimal: einmal lesen, einmal abtippen.

Wer Objekte verwaltet, überträgt Zahlen aus Abrechnungen, Protokollen und Ausweisen manuell in die Verwaltungssoftware – Eigentümer für Eigentümer, Position für Position. Das kostet Zeit, bindet Personal in der Hochsaison und schleppt Tippfehler bis in die Abrechnung.

Lösung im Detail

Was DokuParse heute für die WEG-Verwaltung ausliest.

Heute ausgelesene Verwaltungs-Dokumenttypen mit Beispiel-Feldern
Dokumenttyp	Beispiel-Felder (Auszug)
ETV-Protokoll	Datum, Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse
Hausgeldabrechnung	Wirtschaftsjahr, Einheit, Soll/Ist, Einzelpositionen, Saldo
Energieausweis	Gebäude, Ausweistyp, Energiekennwert, Effizienzklasse, Gültigkeit
Notarvertrag	Erwerber, Veräußerer, Objekt/Einheit, Miteigentumsanteil, Kaufpreis, Beurkundungsdatum, Notar

Output: Geprüfte Felder als strukturiertes CSV/Excel zum Import in Ihre Verwaltungssoftware.

Weitere Doktypen bilden wir auf Wunsch ab: Wirtschaftsplan, Nebenkostenabrechnung und Mietvertrag – über konfigurierbare Extraktions-Schemas.

Reporting & Export

Sauber strukturiert für den Import.

Zuordnung ausgelesener Felder zu ihrer Verwendung im Verwaltungs-Import
Ausgelesenes Feld	Verwendung
Einheit + Soll/Ist + Positionen	Buchungs-/Abrechnungsimport
Beschlüsse + Datum	Beschluss-Sammlung / Objektakte
Energiekennwert + Gültigkeit	Objektstammdaten

Wahrheit: Heute generischer CSV-/Excel-Export. Native Direktanbindungen sind Roadmap, kein verfügbares Feature – realistisch zuerst zu Tools mit offener API (z. B. casavi, Facilioo); die Aareon-Welt (DOMUS, Wodis) läuft über das Partnerprogramm „Aareon Connect".

Integration

Andocken an Ihren Verwaltungs-Stack.

DokuParse gibt die geprüften Daten als strukturiertes CSV/Excel aus – importierbar in gängige Verwaltungsprogramme. Native Anbindungen an verbreitete WEG-Software sind in Vorbereitung.

Heute verfügbar

Strukturierter CSV-/Excel-Export für jedes Importformat.
Konfigurierbares Feld-Mapping pro Verwaltung.
Native Direktanbindungen (Domus, immoware24, casavi) = Roadmap.

Aus der Praxis

Drei typische Abläufe in der Verwaltung.

So sieht der Weg vom Dokument zur geprüften Zeile in Ihrer Software aus – illustrative Abläufe, keine erfundenen Referenzen.

Eigentümerwechsel: Notarvertrag → Stammdaten

Ein neuer Eigentümer kommt per Notarvertrag. DokuParse liest Erwerber, Objekt/Einheit, Miteigentumsanteil, Kaufpreis und Beurkundungsdatum aus. Sie prüfen die Werte und übernehmen sie als neue Eigentümer-Stammdaten – ohne Abtippen.

Jahresabrechnung: Hausgeldabrechnung → Buchungsimport

Aus der Hausgeldabrechnung werden Einheit, Soll/Ist und Einzelpositionen als strukturiertes CSV erfasst – bereit für den Import in Ihre Buchhaltung.

Beschlüsse: ETV-Protokoll → Beschluss-Sammlung

Aus dem Versammlungsprotokoll werden Beschlüsse, Datum und Abstimmungsergebnisse erfasst und der Objektakte bzw. Beschluss-Sammlung zugeordnet.

Review-UI – Notarvertrag & extrahierte Stammdaten

Produkt-Screenshot folgt — Review-UI – Notarvertrag & extrahierte Stammdaten

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Vertrauen & Datenschutz

Wir gehen sorgsam mit Eigentümer- und Mieterdaten um.

EU-Hosting

Speicherung und Verarbeitung über Microsoft Azure in der Region Westeuropa, AVV-bereit, mit Datenminimierung.

Konfidenz & Pflicht-Prüfung

Konfidenzwert pro Feld und eine Pflicht-Prüfung vor jeder Übernahme – kein Wert geht ungeprüft in Ihre Software.

Mandantentrennung

Strikte Trennung pro Verwaltung über Row-Level-Security – Daten bleiben sauber voneinander getrennt.

Transparenzhinweis: Microsoft Azure gehört zu einem US-Konzern. Ein theoretischer Zugriff durch US-Behörden lässt sich daher trotz EU-Region nicht vollständig ausschließen. Wir minimieren dieses Restrisiko durch EU-Verarbeitung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung und Datenminimierung. Details in unserer Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Was Hausverwaltungen vor dem Start fragen.

Welche Dokumente liest DokuParse für die Verwaltung aus?

Heute ETV-Protokolle, Hausgeldabrechnungen und Energieausweise. Weitere Doktypen sind in Vorbereitung.

Bindet DokuParse direkt an meine Verwaltungssoftware an?

Heute über strukturierten CSV-/Excel-Export, der sich in gängige Programme importieren lässt. Native Direktanbindungen sind in Vorbereitung.

Muss ich jede Extraktion prüfen?

Ja – das ist Absicht. Sie sehen Original und ausgelesene Werte nebeneinander und geben frei. So bleiben Sie verantwortlich, nicht die KI.

Wie steht es um den Datenschutz der Eigentümerdaten?

Die Daten werden in der EU (Azure West Europe) gespeichert und verarbeitet, mandantengetrennt, mit AVV.

Lohnt sich das bei meiner Objektzahl?

Der Nutzen wächst mit dem Belegvolumen. In einer Demo rechnen wir den Aufwand gegen Ihre heutige manuelle Erfassung.

Was ist mit gescannten, schief fotografierten Abrechnungen?

DokuParse liest auch eingescannte PDFs; bei schlechter Scan-Qualität markiert es unsichere Felder zur Prüfung.

Können mehrere Mitarbeitende damit arbeiten?

Ja, mit Rollen (Verwaltung/Prüfung/Bearbeitung) ab dem passenden Plan.

Preise

Preise – transparent, Einstieg kostenlos.

Starten Sie kostenlos ohne Kreditkarte, testen Sie 14 Tage alle Professional-Funktionen und buchen Sie zahlungspflichtig erst, wenn es sich für Ihr Belegvolumen rechnet.